kp1

Как написать Коммерческое Предложение

Предисловие

Эта статья — отражение моего собственного опыта написания и визуализации такого важного для любой компании документа как КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ (КП). Ну конечно если Вы не монополист и к Вам не стоит очередь из страждущих клиентов :-).
В своей практике мне приходится достаточно часто создавать и получать подобные документы. Надеюсь, мой опыт в этой сфере поможет Вам избежать ошибок и продвинуться по карьерной лестнице.

Какие Коммерческие Предложения бывают

Давайте сразу уточним — что мы хотим продавать, и в соответствии с этим будем создавать Коммерческое предложение. Так как мой опыт в основном сосредоточен в IT и консультационной сфере, то я об этом и буду рассказывать.

Например, достаточно легко продавать оборудование (компьютерное, телекоммуникационное и т.п.), особенно если вы крупный вендор или бренд. Составил смету, написал пару строк о компании (о которой и так все всё знают) — и готово.
А знаете, почему это так — потому что продукт, который получает Заказчик в итоге — материален и как следствие всем ясен и понятен.

Гораздо трудней продавать консультационные услуги и комплексные проекты, особенно связанные с оптимизацией бизнес-процессов, повышению эффективности бизнеса, внедрению новых систем управления и т.п.
Потому что их результат для Заказчика не очевиден — нет четких, однозначных критериев оценки их эффективности. Конечно, есть еще масса других факторов влияющих на принятие решения в таких проектах, но это — один из главных.

Поэтому сразу «мотаем себе на ус» — наибольшее внимание в документе надо уделить описанию результатов работ или проекта. То есть выгодам (желательно измеримым фактически), которые Заказчик получит после завершения проекта. Еще один критерий, по которому можно классифицировать Коммерческие Предложения это шаблонное и индивидуальное.

Рассмотрим их поподробнее:

Первый вариант — продажа «шаблонной» услуги. В этом случае формируется Коммерческое предложение, которое мало зависит от каких либо конкретных (индивидуальных) условий Заказчика. Например: продажа 10-ти часового тренинга по игре в гольф. В этом случае оговариваются лишь общие требования, например, наличие проектора, свободного помещения и т.п.

Второй вариант — это когда Вы разрабатываете предложение по неким индивидуальным требованиям Заказчика, полученным в результате встреч, переговоров или деловой переписки. Помимо этого это могут быть различные RFP, тендерные запросы, высокоуровневые ТЗ и т.п.
Этот вариант формирования КП наиболее предпочтителен, так как он уже ориентирован на индивидуальные запросы Заказчика и вероятность его «попадания в цель» — гораздо выше. Потому что в этом случае ваше Коммерческое предложение направлено на удовлетворение
конкретных потребностей и решение конкретных проблем.

Представьте себе — что Коммерческое Предложение — это небольшая история по ходу прочтения которой Вы сначала должны увлечь потенциального клиента, затем убедить его в
нужности вашего продукта или услуг для его компании.

Предварительная подготовка

Это очень важный этап в процессе подготовки предложения. Самый эффективный совет здесь — БОЛЬШЕ ОБЩАЙТЕСЬ С ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ ЗАКАЗЧИКОМ! Чем больше Вы получите информации, тем больше Ваше предложение будет соответствовать
пожеланиям клиента (осознанным или еще неосознанным).

Используйте все возможные источники — от сбора информации в Интернете до инсайдеров (если они у Вас имеются). Тщательно проанализируйте предварительные запросы клиента на непротиворечивость и полноту. В случае нехватки информации — запросите ее у Заказчика. Очертите для себя логическую границу проекта, это позволит избежать затрат времени на проработку моментов не входящих в рамки предложения.

Структура документа

В зависимости от того, что Вы продаете, и целого ряда других факторов может быть использована различная структура документа «Коммерческое предложение». Несколько вариантов структуры приведены в
таблице 1.

Вариант 1
(проектные работы)

  1. Введение
  2. Термины и сокращения
  3. Цели и задачи проекта
  4. Подход к выполнению работ
    1. Работа 1
    2. Работа 2
  5. Оценка сроков и выполнения работ
  6. О компании
  7. Приложение

Вариант 2
(создание системы)

  1. Введение
  2. Термины и сокращения
  3. Цели и задачи проекта
  4. Описание системы
    1. Основные функции
    2. Структура системы
      • Подсистема 1
      • Подсистема 2
  5. Сроки и стоимость работ
  6. О компании
  7. Приложение
Таблица 1. Структура Коммерческого предложения

Одной из интересных «фишек» используемых в Коммерческих предложениях западных компаний являются некие брифы содержащие краткое резюме предложения. Например такого содержания «… Мы известная компания X предлагаем Вам систему Y, она стоит Z рублей и позволит Вам делать то-то…». Такой бриф, помещается в самом начале Коммерческого Предложения и позволяет Заказчику максимально быстро получить интересующую его информацию.
На мой взгляд это интересная практика, которая может быть эффективно использована, особенно в случае крупных проектов, описание которых занимает не один десяток страниц.

Разделы (структура) Коммерческого предложения

Давайте пройдемся по разделам документа «Коммерческое Предложение» и посмотрим на различные варианты группировки разделов.

Введение

В этом разделе Вы благодарите Заказчика за возможность предоставить КП и кратко описываете назначение документа. Вроде бы все понятно, но есть некоторые нюансы. Даже КП бывает нескольких видов. Например, имеет место быть документ «Предварительное Коммерческое предложение» — когда запросы Заказчика «размыты» — и необходимо «прощупать почву» прежде чем подавать КП. В этом документе может быть описана функциональность чего-либо, ваше видение решения проблем Заказчика, подход к выполнению работ, но не указаны цены. Поэтому в этом разделе Вы и пишите, для чего предназначен документ и что в него входит.

Термины и сокращения

Если в документе планируется использовать большое количество технических терминов и сокращений незнакомых Заказчику — то этот раздел необходим.
В противном случае не нужно его создавать.

Цели и задачи

Любая ваша активность как потенциального поставщика товаров или услуг должна быть направлена на решение определенных задач Заказчика и в соответствии с этим утверждением формируется данный раздел. Логические рассуждения при разработке данного раздела должны быть следующими: У Заказчика есть ПРОБЛЕМА или ПОТРЕБНОСТЬ (может быть не до конца осознанная). Вы предлагаете решить его проблему или удовлетворить потребность, т.е. определяете ЦЕЛЬ Ваших телодвижений (работ). Достичь поставленной цели можно решив следующие ЗАДАЧИ. Целей может быть несколько, они могут иметь иерархию и быть взаимосвязаны. И так далее…

Любая Ваша последующая деятельность в рамках предложения должна «маппироваться» на цели и задачи. Не поленитесь, после написания предложения еще раз пройтись по этому разделу и убедиться, что все задачи решены и цели достигнуты (хотя бы на бумаге :).

Выгоды Заказчика

Интересный раздел.… Не всегда конечно он включается в «классическое» Коммерческое предложение, но иногда он необходим. Особенно в случае тендеров,
когда «играют» приблизительно одинаковые предложения. В этом разделе приводим выгоды, которые получит Заказчик в случае приобретения Вашего товара или услуги.

Лучше подкрепить перечисление выгод расчетами (можно ориентировочными, с учетом имеющейся у Вас информации), диаграммами и графиками показывающими преимущество вашего продукта. Ключевые слова для этого раздела — повышение эффективности, снижение затрат, реализация стратегии и т.п.

После прочтения этого раздела у Заказчика должно появиться неудержимое желание срочно Вам позвонить и заключить контракт, невзирая на стоимость предложения :-)!

Подход к выполнению работ

Это важный раздел в случае, когда вы продаете взаимосвязанный набор работ (проект) и структура этого проекта не очень «прозрачна».
В этом случае я стараюсь всегда визуализировать данный раздел с целью обеспечения единого понимания структуры проектных работ Заказчиком и исполнителем.

Разработка новой организационной структуры
рисунок 1.

Иногда таких рисунков приходится создавать несколько, для каждого вида или этапа работ. Для каждого вида работ в этом разделе описываются применяемые методики и выходные результаты.

Если в проекте принимают участие несколько компаний, то необходимо описать их роли и взаимосвязь на уровне отдельных лиц. В одном из проектов я сделал это вот так. И всем сразу стало ясно и понятно.

Структура проекта
рисунок 2.

Даже состав проектной группы можно визуализировать. Когда-то давно я создал вот такую небольшую диаграмму проектной группы и до сих пор с успехом ее использую в различных документах при необходимости. Просто и наглядно.

Проектная группа
рисунок 3.

Не жалейте времени на создание подобных графических элементов. Они сделают Ваше предложение запоминающимся и отличным от остальных хотя бы по оформлению. Помимо этого Вы сможете с успехом применять их как в презентациях проекта, так и в последующих коммерческих предложениях.

Сроки проекта и стоимость работ

Чем более детально описаны Ваши работы и результаты промежуточных этапов, тем меньше вопросов типа — «За что я плачу деньги?», возникнет у Заказчика.

В случае, если работы, описанные в предложении рассчитаны на длительный срок, наверное, не лишним будет представить календарный план работ. Их модно создавать в программе Microsoft Project, но можно ограничиться обычной таблицей.

О компании

Стоит кратко указать опыт профильных проектов, наличие сертификатов.

Отправка предложения Заказчику

В некоторых случаях (особенно при организации тендеров) Заказчиком оговаривается способ и формат передачи Коммерческого предложения. В большей части случаев, достаточно отправить его по электронной почте.

Один из наиболее удобных форматов — PDF. Он дает возможность защитить документ от изменения и при необходимости организовать парольную защиту.

При передаче КП по электронной почте, наиболее правильно будет (через несколько часов или на следующий день), сделать звонок человеку, которому было отправлено предложение, и поинтересоваться — дошло ли оно. Возможно, Вы уже услышите первый отзыв на Ваше предложение :-).

Что же после?

В зависимости от структуры компании принимающей решение Вас могут попросить провести презентацию по вашему предложению. Не стоит паниковать! Ведь у Вас уже есть Коммерческое Предложение, которое заинтересовало Заказчика. На его основе и готовится презентация, в которую вносятся ключевые моменты.
Перед проведением презентации уточните у Заказчика состав присутствующих людей. Это позволит Вам сделать акценты в презентации с учетом их компетенций и требований. Если у Вас к моменту подготовки презентации есть «обратная связь» от Заказчика, то Вы можете скорректировать предложение с учетом замечаний/пожеланий и внести это в презентацию.
Проведение эффективных презентаций — это тема для отдельного разговора. В этом Вам может помочь господин Гандопас с его «Презентационным конструктором».

Советы по подготовке презентации в программе PowerPoint Вы можете прочитать в статье «Как подготовить презентацию в PowerPoint».

Василий Гнатив, Март, 2009 г.

Наверх

Comments are disabled.